8 (423) 260-72-88 Офис в г.Москва

Ведение кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства очень ответственная задача, к которой необходимо подходить с определенными знаниями и опытом работы в этой области.

Основные проблемы в ведении кадрового делопроизводства:

  • соблюдение трудовых и отраслевых нормативов;
  • постоянный мониторинг изменений всей нормативной базы, связанной с персоналом и трудовым законодательством;
  • грамотное и безошибочное оформление официальных документов и журналов (иногда при возникновении разногласий между работодателем и работником они могут сыграть решающую роль);
  • плановые и не плановые проверки государственных органов;
  • постоянное совершенствование автоматизации учета кадрового делопроизводства.

Ведение кадрового делопроизводства начинается с аудита кадрового делопроизводства.

В чем заключается ведение кадрового делопроизводства

1. Подготовка и прием документов для оформления на работу новых сотрудников.

2. Экспертиза документов, предоставленных новыми сотрудниками для оформления на работу:

  • правильность оформления заявлений на работу;
  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

3. Оформление и ведение личной карточки работника и личных дел сотрудников в соответствии установленными нормами.

4. Составление приказов о приеме на работу.

5. Прием трудовой книжки новых сотрудников на хранение.

6. Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии установленными нормами.

7. Обеспечение условий хранения трудовых книжек в соответствии установленными нормами.

8. Ведение записей в трудовых книжках в соответствии с установленными нормами.

9. Ведение журнала ознакомления под роспись новых сотрудников с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • положение об охране коммерческой тайны, если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны;
  • инструкции и учет прохождения инструктажа по охране труда;
  • трудовые договоры (подпись сотрудника на экземпляре работодателя);
  • должностные инструкции, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора;
  • коллективный договор, если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем;
  • договор о коллективной материальной ответственности, если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность;
  • договор о полной индивидуальной материальной ответственности, если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица;
  • положение об оплате труда и материальном стимулировании, если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования;
  • положение о персонале, об адаптации и аттестации персонала.

10. Оформление и систематизация текущих документов по унифицированным формам

  • штатное расписание;
  • график сменности, если в организации введена сменная работа;
  • перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если в организации есть такой режим работы;
  • график отпусков;
  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу (прием, перевод, очередного отпуска, предоставление учебного отпуска, увольнение, направление в командировку, поощрение работника);
  • личная карточка № Т-2;
  • табель учета рабочего времени.

11. Получение и выдача медицинских полисов, ведение журнала выдачи медицинских полисов.

12. Оформление новых пенсионных свидетельств, восстановление утерянных пенсионных свидетельств, ведение журнала выдачи пенсионных свидетельств.

13. Фиксирование всех кадровых операций в специальных журналах (книгах) учета.

14. Консультации Клиентов по составлению должностных инструкций.

15. Подготовка трудовых договоров, договоров о материальной ответственности.

16. Формирование и сортировка по разделам всех кадровых документов после исполнения в соответствии с номенклатурой дел и сроков хранения.

17. Архивация документов по определенным признакам, обеспечивающим сохранность, систематизацию, учет документов, осуществление быстрой передачи дел.